Treffen im Job sinnlos: Diese Tipps helfen bei der Arbeit
Ein wichtiges Treffen im Job kann sich schnell als Zeitverschwendung erweisen, wenn es nicht effektiv geplant und durchgeführt wird. Oftmals stehen Meetings zwischen Kollegen und Vorgesetzten auf der Tagesordnung, ohne dass ein konkreter Zweck oder ein bestimmtes Ziel definiert wurde. Doch wie kann man solche sinnlosen Treffen vermeiden und stattdessen effektive Meetings durchführen, die tatsächlich zu Ergebnissen führen? In diesem Artikel werden wir Ihnen wertvolle Tipps an die Hand geben, um Ihre Meetings zu optimieren und Ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen.
Sinnlose Meetings vermeiden: Diese Tipps helfen bei der Arbeit
Wer den ganzen Tag in Meetings feststeckt, die einen von der eigentlichen Arbeit abhalten, verspürt auf lange Sicht vor allem eines: Frust. Leider halten viele Unternehmen an schlechten Routinen fest, einfach weil wir das doch schon immer so gemacht haben.
Strukturen anpassen: Ziel und Agenda vorab festlegen und teilen
Um aus dieser Falle wieder rauszukommen, müssen Teams ihre Meeting-Strukturen anpassen. Dazu gehört es, Ziel und Agenda eines Meetings vorab festzulegen und zu teilen. Die Teilnehmerzahl sollte beschränkt sein, ein Moderator oder eine Moderatorin durch das Meeting leiten. Wer für die Moderation zuständig ist, achtet idealerweise auch darauf, dass die vorgegebene Meeting-Zeit nicht überschritten wird.
Zudem kann es sich lohnen, Meetings aufzuzeichnen. So kann jeder informiert bleiben, ohne teilnehmen zu müssen, sagt Teresa Stockmeyer, Trainerin und Beraterin für Teamentwicklung.
Aktive Rolle einnehmen: Unnötige Meetings nicht auszuhalten, sondern aktiv infrage stellen und Feedback einholen
Wer von unnötigen Meetings genervt ist, sollte Mut aufbringen, das Thema anzugehen. Teresa Stockmeyer rät, Meetings, die sich unproduktiv und sinnlos anfühlen, nicht einfach auszuhalten. Besser: aktiv infrage stellen und Feedback einholen, ob es den anderen auch so geht wie einem selbst.
Zu einer aktiven Rolle gehört auch: Vor Meetings nachfragen, welcher Beitrag oder welche Expertise erwartet wird. Teams können gemeinsam daran arbeiten, sichtbar zu machen, welchen Zweck ein Meeting aktuell erfüllt und eine Übereinkunft treffen, ob dieser Zweck weiterhin erfüllt wird oder werden soll.
Nach jedem Meeting sollte eine schnelle Bewertung erfolgen, um zu lernen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.
Wer radikaler vorgehen möchte, kann für ein bis zwei Wochen das Experiment Kill all Meetings starten. Dazu den eigenen Kalender und gegebenenfalls auch den Teamkalender gnadenlos leer räumen. So merke man schnell, an welchen Stellen Austausch fehlt und wo er nicht erforderlich ist.
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